Hướng dẫn cách viết bài PR chi tiết, cụ thể

Bài viết ngày hôm nay sẽ hướng dẫn cách viết bài PR một cách chi tiết, cụ thể để ngay cả những bạn mới bước chân vào ngành dịch vụ này cũng có thể thực hiện dễ dàng.

Tin liên quan

Viết bài quảng cáo cho một danh lam thắng cảnh : Vũ điệu của con chữ

Sử dụng truyền thông xã hội : Chơi dao cẩn thận “đứt tay” !

Tranh nhau làm truyền hình thực tế để thu lợi quảng cáo

Để hướng dẫn cách viết bài PR sao cho dễ hiểu nhất, chúng tôi xin được chia thành các giai đoạn với những nhiệm vụ, công việc như sau :

represent-asia-copywriting

1 – Tìm hiểu sản phẩm

Dĩ nhiên, muốn định hình để viết bài PR trước hết phải tìm hiểu là bạn sẽ viết về cái gì. Trong quá trình tìm hiểu sản phẩm nên tìm hiểu thật kỹ, nghe các ông chủ sản phẩm nói về nó, tìm hiểu thông tin đã có trên mạng, ưu – nhược điểm rõ ràng và hãy tận tay trải nghiệm sản phẩm nếu có thể. Vì sao tôi nói “nếu có thể” vì thật ra, không phải lúc nào bạn cũng thỏa mãn được điều này. Nó không phản ánh bạn chuyên nghiệp hay không mà tất cả đều phụ thuộc vào khách hàng. Những nhãn hàng lớn nhiều khi họ cần viết bài PR, nhưng sản phẩm chưa nhập về, hoặc nhập về nhưng chỉ có một sản phẩm duy nhất và đang nằm đâu đó, liệu bạn có cố nài nỉ cho bằng được hay “bỏ của chạy lấy người”? Điều bạn có thể làm lúc này là tìm hiểu thật rõ về sản phẩm trên “giấy tờ” và đừng đả động vào những điều còn mập mờ, hãy chăm chỉ hỏi khách hàng. Trong quá trình tìm hiểu sản phẩm, bạn sẽ tìm hiểu luôn cả “đối thủ” để học hỏi cái hay và tìm những điểm yếu của họ để chuẩn bị bài viết tốt hơn.

2 – Xác định đối tượng

Tìm hiểu xong sản phẩm là bạn đã có thể hình dung ra được phần nào (hoặc phần lớn) đối tượng khách hàng nhắm đến của sản phẩm, tuy nhiên dù sao chăng nữa đừng nên phỏng đoán mà hãy hỏi trực tiếp khách hàng là họ muốn nhắm đến đối tượng nào. Sẽ có nhiều lúc bạn phải bật ngửa ra cho mà xem, có thể không phải bạn sai mà là do khách hàng đang tự “tâng bốc” quá tay. Nhưng không sao, ai cũng là vì công việc mà và việc của bạn là viết bài PR – vẫn phải viết thôi.

3 – Xác định giai đoạn PR

Điều này cũng phải tuân theo sếp/khách hàng (người thuê bạn viết) xem đó là giai đoạn nào trong chiến dịch tổng thể của họ. Còn nếu họ không cần giai đoạn, chỉ cần “nhắm bắn” ngay thì bạn cũng nên có bước tìm hiểu là sản phẩm này mới hay đã có trên thị trường, nghĩa là hâm nóng sản phẩm hay viết về một sản phẩm hoàn toàn mới, hoặc có sự chuyển dịch đối tượng hướng đến không, hay kèm theo chương trình khuyến mãi nào khác… Điều này cần thiết nếu bạn không muốn bài viết của mình bị yêu cầu bổ sung lên xuống, này nọ.

4 – Xác định các kênh PR

Xác định kênh nghĩa là bạn xem bài viết PR của mình sẽ được đi trên những phương tiện gì: báo online, báo offline, diễn đàn… nhưng có lẽ ở đây mình chỉ nên bàn về các loại báo. Có thể là bạn hoặc sếp, hoặc bên account sẽ quyết định đi bài trên những báo nào, chuyên mục nào. Tại sao phải xác định vấn đề này? Vì bạn phải hiểu để biết quy định của từng loại báo và chuyên mục: số chữ, số lượng hình ảnh, văn phong viết… để khi viết ra rồi không bị sếp hay biên tập viên của báo trả về bắt viết lại. 

5 – Lên các chủ đề để viết PR (PR angle)

Căn cứ theo số lượng bài viết, danh sách các báo cần viết bạn sắp xếp lịch viết PR (thời gian) và viết sơ lược những cái gọi là PR angle (những ý chính mà bạn sẽ đề cập trong bài viết đó). Rồi đưa cho sếp hoặc khách hàng của bạn xem, đây như một giai đoạn trình bày ý tưởng viết vậy. Nếu được duyệt thì cứ thế mà làm, nó giúp bạn bám sát công việc hơn. Nếu chưa được duyệt thì sửa lại thôi, đến khi nào hai bên đồng ý mới bắt tay vào viết nhé.

6 – Bắt tay vào viết

PR angle đã có, lịch cũng đã có, hãy tìm cảm hứng và viết. Đừng quên đọc thêm những bài PR tham khảo cùng dạng của cùng chuyên mục với báo mà bạn sắp đi bài. Chẳng có gì sai trái hay ngại ngùng khi chúng ta biết học hỏi những cái tốt nhất cho mình. Cứ viết theo cái sườn đã có và tha hồ tung hứng, nhưng luôn ghi nhớ đối tượng và chuyên mục bạn đang viết để có một ngôn ngữ viết phù hợp, ngay cả giật “tít” cũng vậy.  

7 – Kiểm tra lại

Khi viết xong, bước kiểm tra lại sẽ rất quan trọng, vì bạn phải xem xét trong bài viết của mình những nội dung đã đầy đủ, sát chưa; có bị “dính” những từ ngữ “kỵ” mà khách hàng không mong muốn dùng không? Ví dụ nhiều khách hàng sẽ không muốn dùng các từ như “giá rẻ” mà phải là “giá cả hợp lý”, ngay cả cách dùng từ đồng nghĩa cũng vậy trong bài PR, phải biết cách nâng giá trị của sản phẩm khách hàng lên, thay vì dùng “không giống như xxx” phải thay bằng “vượt trên cả xxx”…  

8 – Thêm hình ảnh và ghi chú phù hợp

Có rất nhiều dạng bài viết PR, có những dạng bài dựa chủ yếu vào hình ảnh thì dĩ nhiên bạn sẽ phải sắp xếp hình ảnh trước khi viết bài, nhưng đối với những bài cần “câu chữ” hơn thì đây là giai đoạn sau. Thêm ảnh minh họa cho bài thêm sinh động, thêm câu ghi chú để hấp dẫn hơn cho hình. Đơn giản vậy nhưng nhiều khi người viết rất thường hay quên. Tuy nhiên, bạn cũng không được tự do đâu, mỗi báo, mỗi chuyên mục đều có quy định rõ phần này và quy định bạn có bao nhiêu hình minh họa.

9 – Gửi bài và chờ phản hồi

Gửi bài là công đoạn quá dễ dàng ai cũng làm được cả, nhưng đừng khinh suất. Đối với những chủ đề khá gay cấn trước đây, hoặc những vướng mắc chưa thỏa đáng về nội dung trước đây với sếp, nên viết ngắn gọn trình bày tại sao bạn chọn cách viết PR kiểu này. Đây là cách đón đầu để giúp bạn được thông hiểu, nếu có ý kiến bất đồng nào đó xảy ra.

Sẵn sàng tư thế và tâm trạng để sửa lại hoặc viết lại hoàn toàn theo yêu cầu khách hàng hoặc cả tinh thần “chiến đấu” giải thích vì sao bạn viết vậy. Hãy kiên nhẫn để lắng nghe và thấu hiểu hai bên.

Trên đây là hướng dẫn cách viết bài PR với đầy đủ các quy trình, cũng như yêu cầu cần có. Hy vọng sẽ là một tài liệu bổ ích cho bạn đọc tham khảo.

Chúc các bạn viết bài PR thành công !

CÔNG TY CP TRUYỀN THÔNG GIÁC QUAN THỨ SÁU – SIXTH SENSE MEDIA

Địa chỉ: Số 11, ngõ 10, Bích Câu, Q. Đống Đa, Hà Nội

Tel: 043 237 3692

Hotline: 0934 519 516

Email: contact@ssm.vn

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s